Как составляьб номенклатуру кадровых дел

Как составить номенклатуру дел отдела кадров на год Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел. В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях. Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Помещено в тему: Номенклатура дел В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров. При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован.

Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. См. статью «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров ». Приведенный образец номенклатуры дел отдела кадров окажется полезным может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное. Как составить номенклатуру дел в кадровой службе — сайт о налогообложении физических и юридических лиц norwood-kmv.ru

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

В каждой из вышеприведенных групп документы размещаем с учетом важности и сроков хранения. Поэтому количество дел томов в номенклатуре по каждой позиции будет определяться в конце года, исходя из установленных требований. Если же они будут утверждены распорядительными документами, то они будут группироваться вместе с указанными документами, т. Приказы по кадровым вопросам Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. Если создается незначительное количество разных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их разрешается группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного. В приведенном в приложении примере приказы сгруппированы таким образом: приказы длительного хранения распределены на три дела , , , временного — на два , Планово-отчетная документация При определении перечня дел планово-отчетной документации, которые войдут в номенклатуру дел, следует обратить внимание на группу документов статистической отчетности. Личные дела, в свою очередь, могут быть распределены на несколько дел. В примере, который мы рассматриваем, таких дел два: и Последним делом в номенклатуре дел отдела кадров размещаем непосредственно номенклатуру дел отдела кадров. Один экземпляр номенклатуры передается службе делопроизводства предприятия. Для использования в работе кадровая служба получает засвидетельствованное в установленном порядке извлечение из соответствующего раздела утвержденной номенклатуры дел предприятия. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В течение года кадровая служба обеспечивает ведение номенклатуры дел, в частности, при необходимости вносит в нее по согласованию со службой делопроизводства и архива должностным лицом, ответственным за архив новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные номера в конце номенклатуры. Таким способом исправляют недостатки в номенклатуре дел, составленной на текущий год, выявленные при ротации руководителя кадровой службы работника, на которого возложено исполнение обязанностей кадровой службы. Обратить внимание. Нормативно-правовые акты, регулирующие ведение кадрового делопроизводства. Статья предоставлена нашему порталу.

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Как составить номенклатуру дел отдела кадров на год Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел. В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях. Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот. В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

Создание номенклатуры дел состоит из последовательных действий. В первую очередь, надо определиться с ответственным работником, которому будет поручен данный объем работ. Как правило, перечень дел в отделе кадров составляет руководитель отдела или инспектор отдела кадров.

В этом документе также можно найти основные правила заполнения разделов номенклатуры. Предлагается формировать документ из следующих разделов: индекс дела; название дела заголовок ; количество дел; срок хранения дела.

Отметим, что сроки хранения дел приведены в Приказе Минкультуры России от Теперь остановимся подробнее на заполнении каждого раздела. Индекс , как правило, формируется из цифрового обозначения. Но некоторые организации присваивают индексу буквенный код.

Так, каждому структурному подразделению присваивается собственный номер и он должен присутствовать в индексе. И дополнительно присваивается порядковый номер дела. Также специальный номер может обозначать категорию дел. Поэтому индекс, например, может выглядеть следующим образом: Из них 02 — это цифровое обозначение отдела кадров, а 08 — номер дела. Далее идет следующая графа - наименование дела. Как правило, при формировании учитывается степень важности документов.

Далее перечисляются все категории документов: локальные акты, штатное расписание, график отпусков, приказы, акты, учетные документы и т. Отметим, что из заголовка дела должно быть четко понятно, какие именно документы входят в перечень, то есть должно быть ясно содержание дела.

Следующая графа 3 — количество дел. В ней надо указать общее количество дел. Эту графу надо заполнить по окончании календарного года, когда заканчивается срок действия номенклатуры на год. Далее идет графа 5 — срок хранения дела. При заполнении этого реквизита надо руководствоваться сроком хранения кадровых документов, указанным в Приказе Минкультуры России от И последняя графа — Примечания. Здесь надо указывать информацию. Которая не была учтена в предыдущих графах, но имеет важное значение.

Например, в данной графе можно указать дату заведения дела. Перечень дел в приведенном порядке может быть составлена в отношении каждого структурного подразделения. По этим правилам составляется номенклатура дел отдела кадров на год. В заключении еще раз отменим, что хотя составление номенклатуры деля не является обязательным для большинства организаций, этот документ крайне удобен для регламентации, учета и обеспечения хранения документов отдела кадров.

Поэтому рекомендуем ежегодно составлять такой документ. Поскольку он значительно облегчает организацию документооборота в организации в целом, и в кадровой службе в частности. Читайте также:.

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации канцелярия, секретариат. Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Индекс состоит из двух частей: номер код структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т. В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой. В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: структурной, производственно-отраслевой и функциональной схемам. В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе — сайт о налогообложении физических и юридических лиц norwood-kmv.ru Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие. Зачем нужна номенклатура дел и кто должен ее составлять (фото: hostgator. co. работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве.

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3. Индекс состоит из двух частей: номер код структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Номенклатура дел отдела кадров

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников заручившись их письменным согласием на это : кадровой службы или службы делопроизводства секретаря и лиц, замещающих ответственных сотрудников в случае их временного отсутствия. Номенклатуры дел на и годы Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на летний, то более короткие сроки 10 лет, 5 лет, 3 года и т. Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже. Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до года включительно и подлежащие долговременному свыше 10 лет хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения. И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: требуется ли переоформление уже составленных описей дел по личному составу и сформированных дел в связи с изменением сроков их хранения? Закон обратной силы не имеет по крайней мере не должен иметь , однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет со ссылкой на ст. Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на год, которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Шаблоны и формы Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации Образец номенклатуры дел организации на год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск. Зачем кадровикам номенклатура дел?

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как сформировать номенклатура дел? . Эксперт в области делопроизводства Доронина Л.А,
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных